Einsatz der Informatik für administrative Aufgaben

Drei Generationen Technologie- drei Phasen der Organisationsentwicklung

Drei Generationen von Technologien haben das administrative Rechnen der ETH geprägt, die Lochkarten, die Datenbanken und interaktiven Dialoge sowie die webbasierten Lösungen. Parallel zu diesen Entwicklungen veränderte sich jeweils auch das organisatorische Umfeld, welches die Technologien zu unterstützen hatten.

Das Lochkartenzeitalter dauerte von den 60-er bis in die 80-er Jahre. Lochkarten unterstützten den Lehrbetrieb, welchen die ETH von jeher selbständig führte. Alle weiteren administrativen Aufgaben erledigte sie im Auftrag der Bundesverwaltung, von wo aus die Prozesse gesteuert wurden.

Die zweite technologische Generation der Betriebsinformatik war von den Datenbanken und interaktiven Dialogen geprägt. Sie hatte die Prozesse einer Verwaltung zu unterstützen, die neue, selbständige Aufgaben zu erfüllen hatte. Mit ihnen wuchs die Zahl der Nutzenden, nämlich von fünf im Jahre 1965 auf rund 100 im Jahre 1985. Obwohl die ETH-Verwaltung in den 90-er Jahren noch nicht unabhängig von Bern arbeitete, brauchte sie z.B. eine eigene Finanzapplikation für ihre spezifischen Bedürfnisse. Zugleich war sie in grossen Teilen des Alltagsbetriebs noch zur Lieferung von Daten nach Bern verpflichtet. So stellte man für den Zahlungsverkehr an der ETH ein Band her und schickte es in das Eidgenössische Finanzamt, wo die Zahlungen ausgelöst wurden. Das hauseigene Reporting war rudimentär. Ähnlich sah es im Personalwesen aus. Bis 1999 wurde die Auszahlung der Löhne von Bern aus vorgenommen. Die Anstellungen erfolgten dezentral, die Daten wurden in der Bundesverwaltung zusammengeführt, wo sie die Sparte „Personal ETH“ auswertete. Auch hier brauchte die ETH eigene Lösungen, um essentielle Informationen zu generieren. Giorgio Broggi: „Natürlich wollte die Schulleitung der ETH schon vor 1999 wissen, wie viele Mitarbeitende die Institution hatte. So galt es, die Grobdaten aus Bern zu verfeinern, damit wir einen Überblick über den Betrieb schaffen konnten.“

Die Technologien der dritten Generation, die webbasierten Applikationen, unterstützen nun eine selbständige Organisation, die nicht mehr Teil der Bundesverwaltung ist. Dazu hatte die ETH Zürich eigene Prozesse für Controlling und Personaladministration aufzubauen. So müssen heute jeden Monat rund 8'500 Saläre ausbezahlt werden. Auch diese Entwicklung war gleichermassen von organisatorischen Veränderungen wie von technologischen Innovationen getrieben.

Bauwesen und Gebäudebewirtschaftung waren bis Ende der 90er Jahre ebenfalls stark von der Bundesverwaltung abhängig. Das Raumbewirtschaftungssystem Girbs wurde 1997 in Betrieb gesetzt. Ein Facility-Management und ein Portfolio-Management im modernen Sinne waren noch aufzubauen.